Dokumentacija

Ovdje su navedeni najčešći dokumenti koje trebate dostaviti prilikom prijavljivanja na konkurs u okviru Erasmus+ programa. U tekstu konkursa su uvijek naglašeni koje dokumente je potrebno poslati, kao i link odakle se određeni formulari (kao ugovor o učenju/mobilnosti i nominacijsko pismo) mogu preuzeti. Ispod su data objašnjenja kako pripremiti određene dokumente.

Radi lakšeg definisanja dokumenata, obavezno stavite naslove dokumenata u skladu sa sadržajem (npr. ime.prezime.nazivdokumenta.pdf). Na ovaj način lakše se definiše šta ste dostavili, te je preglednije prilikom evaluacije.

Nominacijsko pismo

  • To je dokument kojim se oficijalno nominuje kandidat za mobilnost od strane akademskog koordinatora sa (pod)organizacione jedinice UNSA.
  • Ovim dokumentom se daje podrška kandidatu da se može nesmetano prijaviti na otvoreni konkurs u skladu sa pravilima konkursa, kao i podaci o statusu kandidata (da je upisan/zaposlen na UNSA).
  • Nominacijsko pismo se preuzima iz teksta konkursa u elektronskoj verziji: word dokumentu, kandidat ispunjava sa traženim podacima i šaljete putem emaila na odgovornoj osobi na potpis.
  • Potpisnik je osoba odgovorna za međunarodnu saradnju na (pod)organizacionoj jedinici univerziteta:
    • Prodekan za studente
    • Prodekan*/dekan za osoblje. Dokument je pripremljen na engleskom jeziku, te se i ispunjava i izdaje na engleskom jeziku. Pored potpisa, dokument treba da bude na memorandumu organizacione jedinice UNSA i da bude stavljen i pečat (pod)organizacione jedinice UNSA.

* – posebnim ovlaštenjem od strane dekana, prodekan može biti potpisnik za osoblje.


Erasmus+ ugovor o učenju

  • Ovo je dokument u kojem se unose podaci o studentu i predmeti koje će student pratiti na izabranom univerzitetu.
  • Ugovor o učenju se preuzima iz teksta konkursa u word dokumentu. NAPOMENA: druga verzija ovog dokumenta neće biti prihvaćena.
  • Ispunjava se dio koji se odnosi na “before mobility”:
    • U tabelu A (study programme at the receiving institution) unosite predmete koje planirate slušati na inostranom univerzitetu. Lista predmeta je dostupna na datom linku (iznad),
    • U tabelu B (recognition at the sending institution) unosite ekvivalentne predmete sa vaše matične institucije (odnosno one za koje očekujete da će vam biti priznati,
    • Tabele koje slijede u dokumentu ne ispunjavate.
  • Potrebno je da u tekstu konkursa provjerite da li šaljete potpisan ili ne. Dokument prije mobilnosti mora biti potpisan od strane kandidata i odgovornog prodekana, a nekad je konkurs definisano da li prilikom prijave treba ili ne biti potpisan dokument. 
  • Ovaj dokument se obavezno ispunjava u konsultaciji sa svojim prodekanom. Da bi se predmeti priznali, potrebno je minimalno 50% nastavnog plana i programa da se podudara, no aktivnosti priznavanja i usaglašenosti programa se provjerava sa prodekanom. Nakon popunjavanja zadatih polja, ugovor o učenju MORA biti potpisan od strane studenta, te potpisan i opečaćen od strane odgovorne osobe na organizacionoj jedinici Univerziteta u Sarajevu (prodekan). Dokument je na engleskom jeziku te se na tom jeziku i ispunjava.

Primjer ispunjenog ugovora o učenju


Erasmus+ ugovor o mobilnosti

  • Ovo je dokument koji ispunjava akademsko ili administrativno osoblje Univerziteta u Sarajevu koje se prijavljuje na mobilnost. Zavisno od vrste mobilnosti koja je data u konkursu, te i šta će osoblje raditi na izabranom univerzitetu, imamo dva dokumenta:
    • ugovor o predavanju – teaching: ova aktivnost omogućava akademskom osoblju da drži predavanja na partnerskoj instituciji (prema ZoVOKS član 116 akademsko osoblje koje može držati predavanje su redovni profesori, vanredni profesori, docenti) ili u svrhu obuke – training (prema ZoVOKS član 116: saradnici – asistent, viši asistent, lektor).
    • Nastava može biti u mnogim oblicima: seminari, predavanja, radionice i vježbe. Osoblje mora predavati 8 sati nastave sedmično, uključujući pripremu i organizaciju predavanja, kao i pojedinačne nastavne sesije. Stvarno predavanje u ovom kontekstu zahtijeva da nastavnik bude fizički prisutan sa studentima.
    • Mobilnost se može odnositi na bilo koje studijsko polje/akademsku disciplinu definisanoj u tekstu konkursa. Minimalno trajanje mobilnosti je 7 (sedam) dana (5 radnih dana + 2 dana putovanja), dok je maksimalno trajanje 60 dana (58 radnih dana + 2 dana putovanja), zavisno od toga kako je definisano u tekstu konkursa (najčešće je definisano 7 dana). Akademsko osoblje u slučaju “teaching” mobilnost treba da održi minimalno 8 sati predavanja po sedmici boravka.
    • ugovor o obuci – training: ova aktivnost podrazumijeva profesionalno usavršavanje administrativnog, a u posebnim slučajevima i akademskog osoblja u obliku redovne obuke osoblje (staff training). U ovu obuku ne ulaze konferencije i praktične obuke/usavršavanje na partnerskoj instituciji. Osoblje mora biti zaposleno na (pod)organizacionoj jedinici Univerziteta u Sarajevu (u trenutku nominacije i u trenutku mobilnosti). Minimalno trajanje mobilnosti je 7 (sedam) dana (5 radnih dana + 2 dana putovanja), dok je maksimalno trajanje 60 dana (58 radnih dana + 2 dana putovanja), zavisno od toga kako je definisano u ugovoru odnosno u tekstu konkursa (najčešće je definisano 7 dana). Ovaj oblik mobilnost najčešće podrazumjeva učešće na “staff training week” – sedmice obuke i usavršavanja akademskog i administrativnog osoblja iz oblasti internacionalizacije visokoobrazovne institucije.
  • Prilikom donošenja odluke da se prijavite na konkurs, potrebno je ostvariti komunikaciju sa preferiranim univerzitetom. Ukoliko kontakt podaci nisu dati u tekstu konkursa, obratite se njihovom uredu za međunarodnu saradnju koji će vas spojiti sa odjelom/odsjekom/katedrom/uredom gdje biste željeli obaviti svoju mobilnost. Komunikacija sa osobom sa preferiranog univerziteta će pomoći prilikom ispunjavanja ugovora o mobilnosti i definisanja vaših aktivnosti – šta ćete raditi.
  • Prilikom prijave na konkurs, ugovor o mobilnosti treba da bude ispunjen traženim podacima o kandidatu, institucije sa koje dolazi (fakultet, akademija, centar, institut), kontakt osobe (dekan/prodekan), opisom aktivnosti koje će obavljati i očekivanim rezultatima , te potpisan od strane kandidata i odgovorne osobe na organizacionoj jedinici Univerziteta u Sarajevu (prodekan/dekan/direktor).
  • Dokument je na engleskom jeziku te se na tom jeziku i ispunjava.

Uvjerenje o položenim ispitima

  • Ovo je dokument koji izdaje studentska služba (pod)organizacione jedinice Univerziteta u Sarajevu (fakultet/akademija/centar), a sadrži listu predmeta i ocjena koje je student položio do trenutka prijavljivanja na konkurs. S obzirom da većina članica izdaje ovaj dokument na lokalnom jeziku (B/H/S), provjerite u tekstu konkursa da li je potrebno prevditi na engleski jezik.

Dokaz o poznavanju stranog jezika

  • Ovo je dokument kojim se dokazuje da kandidat poznaje strani jezik u tom nivou da može pratiti predavanja ili raditi istraživanje.
  • U tekstu konkursa je naglašeno kakav dokument može poslužiti kao dokaz o poznavanju stranog jezika:
    • oficijelni certifikati koji će se uzeti u obzir: međunarodno priznati certifikati (TOEFL, IELTS, Cambridge) ili
    • APTIS (testiranje na Filozofskom fakultetu Univerziteta u Sarajevu) ili
    • diploma certificirane škole za strane jezike ili
    • potvrda koju  ispunjava i potpisuje odgovorna osoba (odgovorni prodekan ili profesor engleskog jezika uz predočene dokaze) na matičnoj (pod)organizacionoj jedinici Univerziteta u Sarajevu da ste slušali/položili engleski jezik u traženom nivou (B1 ili više);
  • Što se tiče nivoa poznavanja jezika, on mora biti poštovan – minimum B1, a neki traže čak i B2. Za dodatne informacije, svakako vam predlažemo da provjerite sa univerzitetom na koji se prijavljujete koji nivo i koji certifikat se traži.

Pozivno pismo

  • Ovo je dokument kojim se akademsko ili administrativno osoblje poziva da dođe na partnerski EU univerzitet u okviru ove mobilnosti. Pismo je obično izdato na memorandumu univerziteta na koji se odlazi na engleskom jeziku, no priznaje se ukoliko je uspostavljena komunikacija putem emaila sa odgovornom osobom koja se slaže da kandidat ukoliko dobije stipeniju može doći u određenom periodu. Tada se prilaže taj email kao dokaz o pozivu/izraženom interesu.

Sken pasoša

  • Potrebno je dostaviti skeniranu stranicu na kojoj se nalaze podaci o kandidatu. Vodite računa da je u pitanju biometrijski pasoš ili stari pasoš sa validnom Schengen vizom. Također je bitno naglasiti da se provjeri datum isteka pasoša, kako ne bi bilo problema prilikom prijavljivanja, odnosno prilikom putovanja.

Dodatni dokumenti – naša služba u tekstu konkursa navede tražene dokumente koje trebate dostaviti u sklopu vaše prijave. Međutim, nakon nominacije, i ukoliko budeete obavješteni da ste dobili stpendiju, od vas mogu tražiti dodatne dokumente. To možete provjeriti dodatnim kontaktiranjem univerziteta ukoliko niste sigurni ili ukoliko u tekstu konkursa nije eksplicitno naznačeno. Obično je to motivaciono pismo (koje treba biti na engleskom jeziku, maksimalno jedna stranica tipkanog teksta A4 formata).